Datenschutzerklärung GenialPersonal 

 

Vielen Dank, dass Sie unsere App zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten nutzen. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns höchste Priorität. Im Folgenden möchten wir Ihnen einen Überblick darüber geben, welche Daten wir von Ihnen erfassen, wie wir diese Daten schützen und zu welchen Zwecken sie verwendet werden. 

 

Wir als GenialData GmbH stellen Ihrem Arbeitgeber eine Software zur Verwaltung ihrer Mitarbeiterdaten bereit. Zur Erweiterung dieser Personalsoftware und zum einfacheren Austausch der Daten zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber haben wir GenialPersonal als mobile App entwickelt. 

 

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich nur auf die Datenverarbeitung der App GenialPersonal, für die Datenverarbeitung der Personalsoftware gelten deren eigenen Bestimmungen. 

Im Nachfolgenden wird die GenialPersonal-App als „App“ bezeichnet, während die GenialPersonal-Personalsoftware als „Personalsoftware“ bezeichnet wird. 

 

Verantwortliche Stelle 

 

Für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich ist im Sinne der DSGVO ihr Arbeitgeber. Die GenialData GmbH tritt hier nur als Softwareanbieter auf, der Ihre Daten nach den Vorgaben Ihres Arbeitgebers verarbeitet (Art. 28 DSGVO). 

Sie können sich jederzeit mit Anliegen oder Fragen zum Datenschutz direkt an Ihren Arbeitgeber wenden. Die Kontaktdaten Ihres Datenschutzbeauftragten/r entnehmen Sie bitte den Datenschutzinformationen Ihres Arbeitgebers. 

 

 

Welche Daten werden erfasst? 

 

Für die Authentifizierung in der App müssen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten und Mitarbeiterinformationen registrieren. Ihre Zugangsdaten werden an die Server von GenialData geschickt und dort für Ihre Authentifizierung gespeichert. Diese Zugangsdaten beinhalten Benutzername, Passwortinformationen (Hash) und E-Mail-Adresse. 

Die Mitarbeiterinformationen werden nur an Ihren Arbeitgeber geschickt. Die Mitarbeiterinformationen werden benötigt, um Ihren Zugang mit den Mitarbeiterdaten aus der Personalsoftware zu verknüpfen.  

Ihr Arbeitgeber hat die Möglichkeit, den Zugriff innerhalb der App zu begrenzen und andere Inhalte dynamisch zu erstellen. Wenn Sie keinen Zugriff auf eine oder mehrere hier beschriebene Funktionen haben, ist dies so von Ihrem Arbeitgeber eingerichtet. 

Innerhalb der App können Sie einige Daten aus der Personalsoftware einsehen, z.B. Ihre persönlichen Informationen (Stammdaten), erfasste Zeiten, Arbeitsmittel und Dokumente. 

Sie können je nach Benutzerrechten diese Daten auch selbst erfassen. Diese werden dann in der Personalsoftware gespeichert. 

In der Personalsoftware können von Ihrem Arbeitgeber individuelle Aufträge erstellt werden. Sie haben entweder die Möglichkeit, diese Aufträge selbst zu starten (Anträge), oder bekommen von Ihrem Arbeitgeber eine Aufgabe gestellt. Zusätzlich zur Erfassung von einfachen Eingabedaten wie Text, Zahlen, Datum, können hier Bilder, Dokumente oder Signaturen hochgeladen werden. Der Inhalt dieser Aufgaben wird von Ihrem Arbeitgeber erstellt. Die Daten werden nach dem Abschicken der Aufgabe in der Personalsoftware gespeichert und können je nach Benutzereinstellungen auch eingesehen werden. 

Über die App können Dokumente aus Ihrer Digitalen Akte eingesehen und heruntergeladen werden. 

Gemäß den Benutzerrechten können Sie Ihre erfassten Arbeitszeiten einsehen, ändern und neue Zeiten erfassen. Die erfassten Zeiten werden in der Personalsoftware gespeichert und verarbeitet. Im Rahmen dieser Funktion können Sie auch Urlaubsanträge und Krankmeldungen erstellen, wenn dies von Ihrem Arbeitgeber eingerichtet ist. Urlaubsanträge und Krankmeldungen werden genauso wie andere Anträge in der Personalsoftware gespeichert. 

Sofern Sie die Push-Funktionalität aktivieren, werden nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung Ihre IP-Adresse sowie eine Firebase-ID an Server der Firma Google gesendet, die den Push-Dienst Firebase Cloud Messaging betreibt. Bei Nutzung der Push Funktionalität auf einem iOS Gerät werden die Daten zusätzlich über Server der Firma Apple geleitet. 

 

Berechtigungen 

 

Kamera:  

Diese Berechtigung wird angefragt, wenn Sie aus der App ein Bild für eine Aufgabe aufnehmen und hochladen sollen. 

Dateien: 

Diese Berechtigung wird angefragt, wenn Sie aus der App ein Dokument für eine Aufgabe auswählen und hochladen sollen, oder wenn Sie ein Dokument, z.B. aus der Akte, herunterladen möchten. 

Biometrische Daten: 

Diese Berechtigung wird benötigt, wenn Sie sich mit Ihren Biometrischen Daten in der App anmelden möchten. 

Benachrichtigungen: 

Diese Berechtigung wird angefragt, wenn die Software gestartet wird. Diese Berechtigung wird benötigt, damit Ihr Arbeitgeber Ihnen persönliche Benachrichtigungen, z.B. über den Status einer Anfrage, zusenden kann. Benachrichtigungen können zusätzlich in den Benutzereinstellungen konfiguriert werden. 

 

Datenzugriff 

 

Die Datenverarbeitung innerhalb der App erfolgt ausschließlich auf Ihrem Gerät. Von Ihnen abgeschickte Daten werden verschlüsselt direkt an den Server ihres Arbeitgebers geschickt und dort gespeichert. Lediglich Ihre Anmeldedaten werden an die Authentifizierungsserver von GenialData geschickt und dort verarbeitet. 

 

Datensicherheit 

 

Wir als GenialData GmbH treffen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Manipulation zu schützen. Der Datenverkehr findet grundsätzlich verschlüsselt statt. 

Für die Datensicherheit der Personalsoftware und des Datenverkehrs zwischen App und Personalsoftware ist Ihr Arbeitgeber verantwortlich. Für weitere Informationen dazu, sehen Sie bitte die Datenschutzinformationen Ihres Arbeitgebers ein. 

 

Speicherdauer 

 

Bei Deinstallation der App werden alle lokal gespeicherten Informationen gelöscht. Für die Löschung der Daten aus der Personalverwaltung gelten deren Datenschutzhinweise. Die Speicherung von Daten der GenialData GmbH erfolgt grundsätzlich nur auf Servern in Deutschland. 

 

Auskunftsrecht 

 

Sie haben das Recht, auf Antrag Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten zu erhalten. Zudem haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung Ihrer Daten, sofern dies gesetzlich zulässig ist. 

Für Ihr Auskunftsrecht gegenüber Ihrem Arbeitgeber, sehen Sie bitte dessen Datenschutzinformationen ein. 

 

Nutzungsverhalten und Analysedaten 

 

GenialPersonal behält sich das Recht vor, Ihr App-Nutzungsverhalten eingeschränkt zu erfassen. Diese Erfassung dient der Verbesserung der Funktionen und der Nutzerfreundlichkeit der App. Diese Daten werden nicht an Drittanbieter versendet und ausschließlich von GenialData zur Verbesserung der GenialPersonal-App verwendet. 

 

Kontaktdaten 

 

Bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz können Sie uns unter den folgenden Kontaktdaten erreichen:  

GenialData GmbH 

Werner-Heisenberg-Straße 3 

86156 Augsburg 

Telefon: +49 821 907 865 00 

E-Mail: datenschutz@genialdata.eu 

 

 

Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzerklärung nur für die Nutzung unserer App zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten gilt und nicht für verlinkte Websites, die Personalsoftware oder Apps Dritter, auf die ggf. zugegriffen werden kann. 

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren. Bitte überprüfen Sie regelmäßig unsere App, um über etwaige Änderungen informiert zu bleiben. 

Stand: 16.01.2023